Älä ainakaan -lista tapahtumajärjestäjälle

Jokainen on joskus osallistunut huonosti järjestettyyn tapahtumaan. Itse olen ollut joko järjestäjän tai osallistujan roolissa hyvin erilaisissa tapahtumissa niin assistentti-ammattini puolesta, sihteeriverkosto ToimistoSissien kautta kuin yksityiselämässänikin. Tapahtumajärjestäjä voi helposti unohtaa yksityiskohtien hiomisen keskittyessään tapahtuman pääasioiden toteuttamiseen, mutta osallistujana sitä huomaa mitä erilaisimpia asioita, mihin olisi kannattanut panostaa. Ajattelin kertoa seuraavaksi muutaman kokemuksen tapahtumista, joiden toteuttamisessa oli osa-alueita, miten ei ainakaan kannata tehdä:

Älä ainakaan järjestä tapahtumaa, joka on jo lähtökohtaisesti tarpeeton. Jos tapahtuman järjestämiselle ei ole selkeää syytä tai varmasti kiinnostunutta osallistujakantaa, ei tapahtumaa kannata järjestääkään. Kuulin kerran tapahtumasta, jonne oli tilattu monta nimekästä esiintyjää ja kattava illallinen. Vaikka tilaisuus sinänsä kuulostaa kiinnostavalta, sen massiiviset kustannukset ajoivat osallistumisen hinnan niin korkeaksi, ettei tapahtumaan lopulta saatu tarpeeksi osallistujia ja koko tilaisuus piti peruuttaa.

Älä ainakaan jätä kertomatta kutsussa olennaisia tietoja. Vaikka tapahtumakutsu on hyvä pitää yksinkertaisena, tulee siitä silti käydä ilmi tapahtuman kohderyhmä – miksi juuri minä sain tämän kutsun. Olen joskus saanut hyvin yksinkertaistettuja kutsuja ilman esimerkiksi ohjelman esittelyä. Pelkän tapahtuman nimen ja ajan perusteella on hyvin vaikea päätellä, kiinnostaako tapahtuma minua. Niinpä saatan passata tilaisuuden, vaikka olisinkin tietämättäni kuulunut juuri ydinkohderyhmään.

Älä ainakaan tee ilmoittautumisesta vaikeaa. Liian suuri määrä pakollisia täytettäviä ilmoittautumistietoja voi sammuttaa ilmoittautujan mielenkiinnon tapahtumaa kohtaan. Kerää vain tapahtumasi osalta tarpeelliset tiedot osallistujista. Joskus saattaa riittää pelkät nimi ja sähköposti, toisinaan osallistujien tausta voi vaikuttaa jopa koko tapahtuman sisältöön. Olen esimerkiksi itse järjestänyt koulutuksia, joiden sisältö on suunnattu usean eri alan ammattilaisille. Koulutuksen sisällöstä saatettiin vaihtaa kokonainen osa-alue, jos kukaan osallistujista ei ollut taustansa perusteella aiheesta kiinnostunut.

Älä ainakaan jätä tapahtumaviestintää mykäksi juuri ennen tapahtumaa. Erityisesti jos ilmoittautuminen on järjestetty hyvissä ajoin, kannattaa viestintään panostaa lähempänä tapahtumaa. Sekä siksi, ettei osallistuja pääse unohtamaan koko tapahtumaa ja jää siten tulematta, mutta joskus voi käydä myös epäselväksi, onko koko tapahtuma edes toteutumassa, jos siitä ei viestitä. Olen huomannut harmistuvani enemmän liian vähästä tiedottamisesta kuin useammasta muistutusmeilistä. Viestintä kun kertoo myös siitä, että tapahtumajärjestäjä välittää osallistujistaan.

Älä ainakaan tee tapahtumaan tulemista vaikeaksi. Tapahtumapaikan tulisi olla sekä sijainniltaan helposti saavutettavissa että opasteiltaan selkeä, jolloin osallistujan ensimmäinen kokemus paikalle saapuessaan ei ole turhautuminen. Tapahtuman saavutettavuudessa on myös yksi, vähemmän huomioitu osa-alue: Tehdään vieraan osallistuminen paikan päällä helpoksi. Kerran olin jo nähnyt sen vaivan, että ilmoittauduin, varasin ajan kalenteristani ja saavuin tapahtumapaikalle, mutta aistittuani tapahtuman vaikeasti lähestyttävän tunnelman käännyinkin ovella ja jätin menemättä. Näin sitä tapahtumajärjestäjä itsekin joskus lankeaa siihen synneistä syvimpään; Status: no-show.

Älä ainakaan unohda osallistujaa heti tapahtuman jälkeen. Vaikka tapahtuma olisi onnistunut huippuhyvin, osallistujalle jää viimeinen muistijälki tapahtumasta astuessaan sen ovesta ulos, mikäli jälkiviestintään ei panosteta. Oli tapahtuma onnistunut tai ei, jälkimuistamisesta jää osallistujalle hyvä mielikuva tapahtumajärjestäjästä, mikä saattaa olla ratkaiseva tekijä vieraan harkitessa osallistumista saman järjestäjän tapahtumaan toistekin.

Näillä puheilla: kiitos kun luit kirjoitukseni, toivottavasti sait siitä edes pienen ajatuksen siemenen seuraavaa tapahtumaasi varten. Kertokaa ihmeessä omiakin kokemuksianne hyvin tai huonosti toteutetuista tapahtumista blogin kommenteissa. Niin, ja nähdäänhän Kongressi-messuilla! Kun verkostoidumme ja jaamme kokemuksiamme, pystymme luomaan yhä onnistuneempia tapahtumia.

Kehittyvien tapahtumien asialla