Vastuullisen kokousjärjestäjän todo-lista

Kokouspaikan valinnalla ja monilla muilla järjestelyratkaisuilla voit vaikuttaa oman työnantajasi kestävän kehityksen tavoitteiden saavuttamiseen. Asiakas- ja sidosryhmätilaisuudet ovat konkreettinen tapa yrityksen arvojen ja tekojen näkyväksi tekemiseen.

Tässä sinulle vinkkilista, josta on varmasti apua kaiken tiedon ja tavoitteiden keskellä.

01 Kysyvä löytää perille

Yksi kokouspäivä voi koostua yllättävän pitkästä ketjusta palveluja ja vastuullisuustekijöiden huomioiminen niissä kaikissa on usein laajan tiedonetsinnän takana. Monesti palveluntarjoajan toiminta on jo hyvin vastuullista, mutta toimija ei ole vain osannut kertoa teoistaan. Kokousjärjestäjän on siis usein osattava esittää oikeat kysymykset varmistuakseen laadusta. Muna opettaa kanaa, sanotaan! Mutta kun vaadit asiakkaana tietoa, sitä alkaa pikkuhiljaa ilmestyä saataville palvelutarjoajien kanaviin helposti saataville.

02 Valitse julkiset tai apostolinkyyti

Hyödynnä kokouspaikan keskeistä sijaintia suunnittelemalla kokousvieraiden kulkuyhteydet mahdollisimman hiilineutraaleiksi. Hyödynnä mahdollisuuksien mukaan myös kävelyä siirryttäessä hotellilta kokouspaikalle. Silloin kun kokousvieraasi saapuvat ympäri Suomea, suosittele saapumaan kokouspaikkakunnalle julkisilla kulkuvälineillä ja järjestä charter-bussi vastaan matkakeskuksesta kokouspaikalle. Helpottaaksesi kokousvieraan päätöksentekoa, lähteäkö omalla autolla vai ei, katso muutama juna- tai bussiaikataulu valmiiksi alkaen-hintoineen. Voit vaikka verrata vielä matka-aikojakin – usein junalla hurauttaa paikalle paljon nopeammin kuin autolla.

03 Tilaa palvelut ennakkoon

Kun varaat kaikki palvelut ennakkoon, palveluntarjoajalla on mahdollisuus palvella kokousvieraitasi parhaalla mahdollisella tavalla. Ruokatuotteiden etukäteisvarauksella on tärkeä rooli ruokahävikin torjunnassa. Vaikka varaus- ja peruutusehtojen mukainen henkilömäärän viimeinen vahvistuspäivä olisi jo ohitettu, ole herkästi yhteydessä palveluntarjoajaan ja kerro muutoksista. Saattaa olla, että raaka-ainetilausta voidaankin vielä muuttaa. Ole herkästi yhteydessä ravintolahenkilökuntaan myös päivän aikana ja kerro muutoksista. Keittiöllä saattaa olla mahdollisuus reagoida henkilömäärän muutoksiin lyhyelläkin varoitusajalla. Ja vaikka kokouslounas olisi omakustanteinen, kerää siitäkin ennakkoilmoittautumiset – autat ravintolaa mitoittamaan annosvolyymiin kohdalleen.

Vinkki! Ehdota ravintolalle, että sinun kokousvieraillesi saa tarjota lounaalla päivän annoksen. Kunhan erikoisruokavaliot ja tilaisuutenne tyyli on huomioitu, eikö olekin ihan sama, löytyykö lautaseltanne päivän kalaa vaiko kuukausi sitten ennalta valitsemasi annos?

04 Hanavesi paras vesi

Suomessa juodaan aivan ensiluokkaista hanavettä, joka lyö laudalta pullovedet mennen tullen. Varmista palveluntarjoajalta, että tarjotaanhan sinunkin vieraillesi tätä eliksiiriä. Ja tietysti laseista, ei kertakäyttömukeista. Kansainvälisille kokousvieraille kannattaa viestiä hanavedestämme jo ennakkoon muun Suomi-infon yhteydessä.  

05 Kasvista ja sesonkia pöytään

Valitse rohkeasti kasvisruoka ja ruokavuosikalenteri kokouspäivän tarjoilujen kantavaksi teemaksi. Tiedät varmasti kokemuksesta, että kaikkia ei voi miellyttää, valitsit sitten mitä tahansa tarjolle. Menuvalinnan tueksi löytyy varmasti kohta työnantajasi vastuullisuusohjelmasta. Jos ei, ehdota, että se lisätään sinne. Tässä auttaa esimerkiksi Sitoumus2050-ohjelma, jolla vauhditetaan kestävää kehitystä ja YK:n Agenda 2030 -tavoitteita.

06 Jätä jälki

Millaisen perinnön sinun tapahtumasi jättää kokouspaikkakunnalle? Toki se tuo työtä paikallisille matkailutoimijoille sekä verotuloa ja elinvoimaa alueelle. Mutta mieti, millaisen näkyvän jäljen tapahtumasi voisi jättää. Voisiko jokaisesta kokousvieraasta lahjoittaa muutaman euron alan koulutustoimintaan? Voisitteko tehdä yllätysvierailun paikalliseen palvelutaloon ja keittää pullakahvit vanhuksille? Työnantajasi edustamalta alalta löytyy varmasti jokin kiva tapa osallistua kokouspaikkakunnan elämään. Fiksulla viestintäsuunnitelmalla goodwill jää elämään tempauksen jälkeen, sekä paikallisten että itse kokousvieraiden mieliin.

Haluatko lukea lisää?
Visit Lahti on tehnyt töitä vastuullisen matkailun eteen jo pitkään, julkaisemalla esimerkiksi vastuullisen kokouksen oppaan vuonna 2022. Opas rakennettiin yhteistyössä Rambollin asiantuntijoiden ja Lahden seudun kokous- ja yritystapahtumayrittäjien kanssa. Tähän artikkeliin on koottu aihetta helposti lähestyttäviksi kokonaisuuksiksi, jotka on poimittu juuri tuosta oppaasta.

Linkkivinkkejä, kuinka toteutat vastuullisen ja paikallisiin makuelämyksiin panostavan kokouksen Lahden seudulla:
Vastuullinen kokous Lahden seudulla
Makuelämyksiä ryhmille
Lahden seudun oma satokausikalenteri

Mirka Syvänen

Kirjoittaja on Lahteen täysin juurtunut entinen hesalainen ja sydämellätekijä Visit Lahdesta.